Organiser un événement d’entreprise n’est pas une sinécure, toutes les personnes qui s’y sont frottées une fois peuvent le confirmer assez aisément. Cependant, il existe un processus efficace et simple en juste 4 étapes pour organiser votre événement d’entreprise parfaitement. Découvrez ici ces 4 étapes dans le détail.
1 – Déterminez les objectifs de l’événement
Un événement d’entreprise est rarement anodin. Il est généralement réalisée par l’entreprise afin d’atteindre des objectifs.
La détermination nette de l’objectif ou des objectifs visés par l’entreprise présente un double intérêt. Premièrement, elle permet à l’entreprise de déterminer l’audience qui correspondra le mieux à son événement. Dans un second temps, elle lui permettra de choisir le type d’événement qui sera adapté à son public cible.
2 – Choisissez la bonne date et le lieu
Le lieu qui accueillera l’événement d’entreprise est d’un intérêt stratégique pour la réussite de l’événement. Pour cause, il est recommandé de le confier à des experts dans l’organisation événementielle comme www.kactus.com. Ces derniers pourront se charger également de l’embellissement du lieu afin de le rendre convenable pour votre événement.
En ce qui concerne la date, il faut la choisir en fonction de la disponibilité de votre cible. À cet égard, il est important de vérifier que votre événement ne coïncide pas avec un autre, lui aussi important pour votre cible. Également, les week-ends ou les périodes de vacances scolaires sont déconseillés.
3 – Faites votre budget
Une fois que vous avez défini avec précision vos objectifs et votre cible, faire le budget s’avère être l’étape suivante la plus importante et surtout la plus épineuse quand vous n’êtes pas conseillé par une structure événementielle.
À titre indicatif, les rubriques de dépenses à prévoir sont :
- Le mobilier ;
- Les hôtesses pour l’accueil des invités ;
- Le service traiteur pour la restauration ;
- Le matériel de sonorisation ;
- Le mobilier ;
- L’assurance.
4 – Communiquez sur l’événement
Pour attirer le public visé à votre événement en grand nombre, il faut mettre en branle une stratégie de communication bien réfléchie. Selon votre audience, vous avez le choix entre les différents canaux ci-après.
Votre site web
Commencez votre campagne de communication en partageant toutes les informations ayant trait à votre événement sur votre site web. En le faisant, vous profiterez d’une bonne visibilité grâce au référencement SEO.
Les réseaux sociaux
Ils sont l’espace recommandé si votre cible est jeune. Ils permettent de communiquer aisément à votre audience, mais aussi de partager l’information avec des personnes ayant des centres d’intérêt touchant à votre événement par des publicités payantes peu coûteuses.
L’emailing et la presse
L’émailling est la technique singulière qui convient pour envoyer des invitations à certaines personnes de votre base sélectionnée préalablement. Pour ce qui est de la presse, il vous suffira de rédiger un communiqué de presse contenant les informations importantes de l’événement.