Le Groupe Orabank développe ses compétences et son savoir-faire dans les métiers de la banque commerciale en proposant à une clientèle variée, locale et internationale, une gamme élargie de produits et de services bancaires ainsi qu’un important réseau bancaire à travers les filiales. Avec la holding Oragroup basée au Togo, Orabank est aujourd’hui présent dans 12 pays : Bénin, Gabon, Guinée, Mauritanie, Tchad, Togo, Côte d’Ivoire, Burkina-Faso, Guinée Bissau, Mali, Niger et Sénégal.
Poste
La holding Oragroup recherche actuellement une Assistante de direction.
L’Assistante de direction sera responsable de la prestation d’un service administratif, organisationnel et logistique efficace et réactif.
Dans ce cadre, elle a les différentes responsabilités ci-après :
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ;
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
- Accueillir physiquement et introduire les personnes ayant des rendez-vous ;
- Coordonner avec les Services compétents, l’organisation des réunions (revues de performances, réunions périodiques, etc.) ;
- Assurer en amont, la préparation et le suivi des dossiers confiés ;
- Rédiger les comptes rendus des réunions ;
- Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des résultats/recommandations des réunions pour la réalisation des actions retenues ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques…) ;
- Coordonner avec les Services compétents, la gestion des déplacements (aspects administratifs, logistique, etc.) ;
- Transmettre aux Services compétents, les pièces justificatives des missions et faire le suivi des remboursements le cas échéant ;
- Réceptionner et faire le tri des courriers pour présenter les informations essentielles ;
- Organiser le tri et l’archivage physique et électronique des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;
- Rédiger les courriers et les supports de communication (notes, correspondances, etc.) ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, suivant les indications reçues (décisions, comptes rendus, notes, courriers, etc.)
Profil
Qualifications – Savoir – Savoir – faire :
- Minimum BAC +3 en Assistanat de direction – Gestion administrative ou équivalent
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Maîtrise de la construction d’outils simples de reporting et de tableaux de bord
- Au moins 5 années d’expérience professionnelle à des postes similaires
- Connaissance de langues étrangères (en particulier l’anglais)
Lire aussi : L’ONG CBM recrute-30/06/2023
Savoir – être :
- Discrétion / Sens de la confidentialité
- Intégrité
- Disponibilité – Réactivité – Dynamisme
- Organisation et rigueur – Capacité à prioriser et à faire face à plusieurs demandes à la fois
- Autonomie et esprit d’initiative
- Polyvalence
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Sens de l’accueil et du service
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe – Capacité à travailler en bonne intelligence avec les autres
- Sens de l’écoute et de la communication
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacités à gérer les situations de crise
- Capacité d’adaptation et sens de l’anticipation
Poste basé à Lomé au Togo.
Pour postuler, accéder à notre site internet (www.orabank.net ), dans la rubrique « Carrière », cliquer sur « Rejoignez le Groupe Orabank », choisir l’offre d’emploi correspondante pour soumettre son CV et sa lettre de motivation.
Date limite d’envoi des candidatures : 9 juillet 2023
