Le Portable Document Format (PDF) a été créé au début des années 90. Il fut un temps où il était incroyablement difficile de transférer des fichiers entre des ordinateurs utilisant différents systèmes d’exploitation. L’objectif premier était de créer un support informatique pouvant être formaté de manière fiable. Il s’est progressivement développé et est devenu l’un des supports les plus populaires au monde.
Pour de nombreuses entreprises, les PDF sont un outil indispensable. Qu’il s’agisse d’envoyer des messages importants, de facturer des clients ou de conserver des informations dans un format normalisé, ils vous donnent la certitude que le destinataire percevra le document tel que conçu. Examinons ici les avantages de l’adoption de ce format dans votre organisation.
Capacité de stockage réduite
Comparés aux documents Word et autres, les PDF sont nettement plus légers. Cela facilite le transfert de fichiers volumineux par courrier électronique ou sur des plateformes collaboratives. Le fait de compresser PDF optimise les images et supprime les éléments superflus, tels que les métadonnées masquées ou l’historique des révisions. Cette taille de fichier réduite permet en quelque sorte d’économiser de l’espace de stockage. Vous pouvez accélérer les transferts de fichiers en essayant de compresser fichier PDF, afin de partager et télécharger des documents plus volumineux en moins de temps.
Conserve l’apparence du document
Peut-être avez-vous déjà produit un PDF ou une présentation de qualité sur votre ordinateur, sans pouvoir accéder à son contenu sur un autre appareil ou à l’aide d’un programme différent. En effet, la majorité des formats de documents sont destinés à l’édition et donc sensibles à des facteurs tels que la sélection des polices de l’appareil ou la version du logiciel utilisé pour y accéder. Cependant, le PDF, qui a été conçu à l’origine afin de rendre les documents plus portables et faciles à distribuer, ne fonctionne pas ainsi.
Même le fait de compresser fichier PDF n’affecte pas la mise en page, les graphiques ou les polices du document original. Vous pouvez donc être certain qu’il apparaîtra de manière identique à tous ceux qui le consulteront. Lorsque vous communiquez avec des clients, des partenaires ou des parties prenantes, il est essentiel de maintenir cette cohérence, que vous décidiez ou non de compresser un PDF. De plus, ce format est parfait pour l’envoi de fichiers prêts à imprimer.
Renforce la confidentialité et la protection des données
Assurer la sécurité des documents numériques est une préoccupation majeure lors de leur traitement. Ces derniers peuvent être consultés et transmis par toute personne y ayant accès. Les Panama Papers illustrent parfaitement cela. Cette grosse affaire d’évasion fiscale a impliqué la publication de 11,5 millions de documents numériques, dont 2,15 M au format PDF. Au vu de tels événements, il est absolument essentiel de fournir des documents protégés. C’est pourquoi un nombre croissant d’entreprises s’appuient sur des outils de logiciel e commerce.
La protection par mot de passe et le filigrane comptent parmi les outils de sécurité professionnels proposés par les services web de logiciel e commerce. Vous pourrez ajouter des signatures numériques et d’autres messages d’identification afin de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder au contenu. En outre, si vous choisissez de compresser fichier PDF, l’utilisation d’un mot de passe extrêmement sûr ajoute une couche supplémentaire de protection à vos documents et à vos données sensibles. Grâce à cette fonction, vous pouvez sécuriser vos fichiers en limitant certaines actions telles que la copie, l’édition et l’impression.
Améliore la collaboration sur le lieu de travail
Depuis sa création, le format a beaucoup évolué. Il permet désormais d’inclure du texte et des images. L’ajout de liens interactifs et de boîtes de dialogue est également possible. Comme c’est souvent le cas dans les espaces de travail virtuels d’aujourd’hui, les membres d’une équipe pourront plus facilement collaborer sur un même document. Cela permet d’accélérer le processus de révision des dossiers.
À l’aide d’outils, vous pouvez éditer, annoter et visualiser du texte et des graphiques en collaboration dans le même document. De plus, le fait de pouvoir compresser un PDF et de le partager avec d’autres membres permet d’améliorer la collaboration sur le lieu de travail.
Les moteurs de recherche indexent vos documents
On pense souvent à tort que les fichiers PDF ne doivent être utilisés que comme pièces jointes dans les courriels et non pour le contenu de site web. En réalité, ils sont indexés par Google depuis 2011. Les moteurs de recherche indexeront plus facilement le menu de votre entreprise si vous téléchargez une version PDF sur le site web. En d’autres termes, il n’aura aucun mal à apparaître dans les résultats pertinents. C’est un atout considérable pour attirer des clients.
Cependant, tous les fichiers ne peuvent pas être indexés ou contenir du texte lisible. Par conséquent, afin d’optimiser vos PDF pour le SEO, vous devez d’abord les créer en tant que fichiers texte, puis les enregistrer sous ce format. Il est également préférable d’utiliser un logiciel de traitement de texte pour créer du contenu avant de le convertir puis de compresser un PDF. En simplifiant et accélérant la recherche d’informations sur votre site web, vous augmentez le trafic et améliorez l’expérience utilisateur.
Que retenir ?
En conclusion, il est indéniable que le format PDF présente de nombreux avantages pour les entreprises. La possibilité de compresser un PDF facilite le partage et la communication des documents. Les entreprises qui privilégient l’efficacité, la sécurité et la productivité utilisent souvent le format PDF en raison de la cohérence de sa mise en page, de ses niveaux de sûreté, des fonctionnalités d’édition et plus.
