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Togo-La Chaîne de l’Espoir recherche un Coordinateur administratif à Lomé

Informations sur l’emploi

Titre du Poste : Coordinateur administratif, financier et RH H/F

Niveau Requis : BAC + 4

Année d’Expérience Requise : 3 ans

Lieu du Travail : Lomé, TOGO

Date de Soumission : 31/03/2023

Description de l’emploi

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant, mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.

Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.

Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.

Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

POSTE ET MISSION

Rattaché au Chef de mission, le Coordinateur administratif, financier et des ressources humaines pour le bureau Togo / Bénin a pour mission de superviser et d’assurer la gestion comptable, financière et budgétaire, la gestion administrative et des ressources humaines dans le respect des réglementations applicables, internes à La Chaîne de l’Espoir ou externes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion budgétaire et financière

Il pilote avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission et les responsables de programmes la préparation du budget annuel du bureau Togo/Bénin

Il est responsable de la consolidation des écritures partenaires, écritures terrain et siège et la mise à jour régulière des suivis budgétaires des projets

Il analyse et commente les écarts réalisés / budget et communique ses conclusions avec l’équipe de coordination terrain et le siège

Il établit en collaboration avec le Chef de Mission une prévision des dépenses trimestrielles

Il est responsable de l’établissement de nouveaux budgets en liaison avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission

Il participe à la préparation et animation des réunions mensuelles de suivi budgétaire

Il établit les reportings financiers

Il élabore les rapports financiers selon les échéances contractuelles et les partager avec le Chef de mission pour validation et envoie au siège, les bailleurs et les autorités

Il participe aux audits financiers de la mission et supervise la transmission des documents et informations nécessaires aux audits réalisés au siège

Il connait et maîtrise les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets

Il est responsable du suivi et l’accompagnement des associations partenaires des projets dans le suivi et mise en place de nouveaux budgets mis en œuvre conjointement

Il s’assure du respect des procédures de dépenses ; des seuils de validations

Gestion et suivi comptable

Il assure la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels

Il est responsable de la bonne affectation comptable et budgétaire des écritures

Il est responsable de la qualité et éligibilité des pièces comptables de l’antenne

Il est responsable des clôtures comptables mensuelles et annuelles

Il transmet au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives

Il assure les rapprochements bancaires et inventaires de caisse

Il prépare les prévisionnels de trésorerie (Appel de fonds) et les soumet au Chef de mission pour validation et les soumettre au siège

Il assure le suivi des factures des fournisseurs et assure leur règlement

Il est responsable du bon archivage des pièces comptables, en conformité avec la procédure de gestion comptable de La Chaine de l’Espoir

Il assure le suivi et accompagne les partenaires des projets à la gestion et au suivi comptable

Gestion des ressources humaines

Il assure la constitution et le suivi des dossiers administratifs du personnel, en conformité avec la législation en vigueur du pays ;

Il élabore et garantit la bonne application et respect des documents de référence : règlement intérieur, statuts du personnel, modèles de contrat, bulletins de paie, registre de l’employeur ;

Il veille à la mise en œuvre des conditions de travail appropriées, règles de santé et sécurité ;

Il met à jour les grilles de rémunération des agents locaux (éléments fixes et variables), les packages d’avantages complémentaires (obligatoires ou non : couverture médicale, indemnités journalières, assurances, frais de déplacement…) et en assure la mise en œuvre, une fois validée par le Chef de Mission et le siège.

Il organise et participe au processus d’évaluation annuelle de l’ensemble du personnel ;

Il identifie les besoins de formation avec le Chef de mission et assure la mise en œuvre et le suivi du plan de formation, en fonction des capacités de la mission

Gestion du personnel et gestion administrative

Il participe et valide, sur l’aspect financier, avec le Chef de mission, les demandes de recrutement, les modifications contractuelles, les sanctions disciplinaires et les décisions de fin de contrat

Il supervise le processus de recrutement (offre, candidats et entretiens), valide les contrats de travail du personnel local et organise avec le Chef de mission l’intégration de nouveaux employés

Il assure la veille réglementaire et fiscale sur le droit de travail ; Alerte sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaine de l’Espoir

Il supervise les opérations de paie mensuelles du personnel local, surveille les absences et les congés, valide les calculs fiscaux et de sécurité sociale et assure leur paiement en temps voulu

Il supervise et centralise l’élaboration des fiches de présence avec les équipes

Il assure les arrivées et départs des missions des expatriés en coordination avec le Chef de mission

Gérer avec le Chef de mission toutes les formalités administratives et juridiques d’enregistrement de la Chaine de l’Espoir au Bénin et découlant de l’enregistrement au Togo (renouvellement, reporting…).Expériences / Formation

FORMATION

BAC + 4 minimum en Science de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale

Expérience en gestion financière sur plusieurs projets, si possible avec financements institutionnels.

Expérience en accompagnement et renforcement des capacités d’associations locales partenaires.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

Très bonne maitrise du Français (oral + écrit)

Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir

Patience, flexibilité et capacité d’adaptation

Excellente capacité d’organisation

Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.)

Maitrise les outils de comptabilité (la maitrise de SAGA serait un atout)

Aptitude à effectuer des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, au Bénin notamment

Sens du relationnel et du contact

Sens du travail en équipe

Connaissance des financements des bailleurs institutionnels

Salaire

CDD de droit français, 12 mois renouvelables

Date de prise de poste souhaitée : dès que possible

Poste à temps plein, basé à Lomé, Togo

Billets A/R pris en charge par l’organisation + 1 billet vacances tous les 6 mois

Salaire proposé : selon profil et expérience

Comment postuler

Candidature à envoyer par courrier électronique, au plus tard le 31 mars 2023 : CV et lettre de motivation sous la référence CAFRH TOGO

Contact :  [email protected]

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