Plan International Togo recrute un responsable de la conformité des subventions

L’Organisation non gouvernementale (ONG) Plan International Togo cherche à recruter un responsable chargé de vérifier la conformité des subventions.

Poste : Responsable de la conformité des subventions 2

Date d’expiration : 15-03-2023

Responsable de la conformité des subventions 2

Lieu : Lomé, Togo

Entreprise : Plan International

PROFIL DE RÔLE

Titre : Responsable de la conformité des subventions

Domaine fonctionnel Subventions

Rapports à Responsable subventions et développement commercial

Emplacement :CO- Lomé

Déplacement requis : 30%

Grade : C2

Rôle BUT

Au sein de l’équipe des subventions qui fait partie du département des subventions, le responsable de la conformité des subventions travaillera au sein de l’équipe pour fournir une gamme complète de services avant et après l’attribution à Plan International Togo. Il fournira des informations et des analyses financières opportunes et fiables sur les subventions qui mèneront à une prise de décision efficace. Il / elle est responsable d’assurer un mécanisme qui surveille efficacement les progrès financiers et les tendances des subventions dans le pays.

Les responsabilités comprennent également l’enregistrement, les dépenses budgétaires financières, les rapports (mensuels, trimestriels et annuels) selon les exigences des donateurs, la vérification sur le terrain des aspects financiers du financement de la subvention, l’organisation des subventions et des dossiers de dépenses financières connexes, et l’aide à la maintenance des subventions. calendrier des rapports.

Dimensions du rôle

Responsabilité dans le processus budgétaire, la préparation et l’examen des rapports financiers.

Responsabilité des informations financières pour la prise de décision

Haute responsabilité dans les exigences financières des donateurs et la loyauté du bureau national (NO).

Responsabilité dans le renforcement des capacités du personnel et des partenaires en matière de gestion financière.

Dirige les processus d’examen des contrats de subvention (aspect financier).

Responsabilités

Enregistrez les subventions dans SAP en fonction du budget approuvé.

Mettre à jour les subventions et les informations budgétaires dans le module SAP Grants.

Procéder au coaching des ONG partenaires pour une gestion financière efficace des Subventions

Examen des rapports financiers périodiques par subvention (mensuel, trimestriel et annuel) et soumission au responsable financier du pays et au responsable du soutien aux subventions pour approbation et envoi aux donateurs

Visiter au moins tous les trois mois les zones de programme et d’influence de la mise en œuvre (PIIA) pour soutenir les équipes et les partenaires en charge des projets financés par les subventions de mise en œuvre

Aide à la préparation du budget de diverses subventions et aux rapports financiers des contrats.

Veiller à ce que les budgets des propositions de subventions soient préparés et examinés pour garantir le recouvrement des coûts et répondre aux exigences (délai global, budget maximum, critères d’éligibilité, etc.)

Maintenir le financement indicatif des subventions

Surveille les dépenses de subventions

S’assure que la personne responsable des subventions / les coordonnateurs disposent d’informations financières à jour sur les dépenses de subvention

Veiller à ce que la gestion des subventions respecte les normes de transparence et de responsabilité de Plan et respecte les politiques, procédures et règles de Plan

Examine les esquisses de projet (PO) financées par des subventions avant qu’elles ne soient soumises pour approbation

Tenir à jour les informations de financement indicatives des subventions du Togo sur le point Share.

Surveiller correctement toutes les informations sur les subventions de Plan International Togo sur le SAP (corriger les requêtes, procéder au processus de clôture des subventions)

Veiller à ce que les OP de subventions soient conformes au budget prévu et aux exigences des donateurs.

Assurez-vous que les informations SAP sont à jour.

Travailler avec les comptables et les gestionnaires du projet de subvention pour s’assurer que toutes les modifications du plan de projet (PO) sont conformes au document FAD et assurer un suivi approprié avec les autres membres du personnel de la subvention pour la modification du FAD lorsque cela est nécessaire.

Veiller à ce que toutes les exigences en matière de rapports des donateurs au moment de la préparation des rapports soient respectées afin d’atténuer le risque de coûts non autorisés.

Produire des rapports financiers mensuels et trimestriels du département des subventions, à la fois internes pour Plan Togo et ceux émis par l’unité des subventions du siège international/bureau régional.

Développer la capacité du personnel de Plan International Togo et du personnel des partenaires à se conformer aux exigences des donateurs.

Mettre à jour la feuille de financement indicatif des subventions sur une base mensuelle en fonction des informations de SAP BI.

Assurer le recouvrement des coûts du projet de subvention, y compris le développement d’outils pour soutenir le mécanisme de recouvrement des coûts du pays.

Effectuez des vérifications ponctuelles pour vous assurer que les subventions sont correctement suivies dans SAP.

Effectuer des visites de terrain régulières et fournir un mentorat continu et une formation en cours d’emploi au personnel clé en matière de gestion et de conformité des subventions.

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Relations clés

• En interne, le Grants Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :
• Comptables et gestionnaires de projets de subventions.
• Responsable des subventions et du développement commercial.
• Responsable Financier Pays.
• Chef d’opération
• Responsable de la mise en œuvre du programme
• Conseillers techniques et coordonnateurs de projets.
• Responsable Audit International.
• Programmer et influencer les gestionnaires de zone de mise en œuvre.
• Autres membres de l’équipe des subventions et du programme.

En externe, le Grants Compliance Officer travaille en étroite collaboration avec :

Partenaires de Plan International Togo (Gouvernement, ONG et communautés)

Donneur

NON

Expertise technique, compétences et connaissances

Essentiel

• Diplôme universitaire d’au moins quatre ans en finance ou expérience équivalente.
• Connaissances en budgétisation des subventions.
• Connaissance des politiques et procédures des donateurs.
• Connaissances en reporting financier.
• Connaissances en informatique et utilisation de logiciels pertinents et d’autres applications, par exemple traitement de texte, base de données, Internet.
• Connaissance de la gestion financière
• Compréhension de l’analyse de recouvrement des coûts
• Connaissance des systèmes d’affaires et des technologies de l’information
• Connaissance des principales exigences des principaux donateurs
• Fait preuve d’honnêteté et de transparence;
• Proactif et flexible, capable de travailler dans des conditions et des délais contradictoires
• Souci du détail avec un haut degré de précision.

Souhaitable

• Solides compétences en matière de négociation, de facilitation et d’influence
• Compétences analytiques
• Compétences en communication
• Capacité à travailler sous pression
• Démontre un respect clair envers tous et en particulier les enfants et les femmes sans discrimination ;
• Désireux d’obtenir le meilleur résultat global, en ajustant ses propres priorités si nécessaire ;
• Capacité démontrée à maintenir la confidentialité
• Initiative, bon jugement et capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel
• Solides compétences en organisation et en planification et capacité à établir des priorités

Les valeurs de Plan International en pratique

• Nous sommes ouverts et responsables
• Favorise une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
• Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
• Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
• Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux.
• Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
• Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
• Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
• Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
• Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
• Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
• Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et responsabilisants

• Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
• Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et notre lieu de travail
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.

Environnement physique

• Environnement de bureau typique avec 30 % de déplacements importants dans les PIIA et à l’étranger.
• Niveau de contact avec les enfants
• Contact intermédiaire : Interaction occasionnelle avec les enfants
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International en matière de protection des enfants et des jeunes et d’égalité des genres et d’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre pertinentes applicables à leur domaine de responsabilité. Cela inclut, mais sans s’y limiter, s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite (CoC) de Plan International, leur pertinence par rapport à leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Lieu de travail : Lomé

Type de rôle : responsable de la conformité des subventions

Se rapporte au : Responsable des subventions et du développement commercial

Niveau : C2

Date limite : 15 mars 2023

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L’application anticipée est encouragée, car nous examinons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.

Une série de conditions préalables à l’embauche sera effectuée conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.

En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.

Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fascisons tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.

Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.