Informations sur l’emploi
Titre du Poste : UN (01) RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER, EN CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)
Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur
Année d’Expérience Requise : 5 à 7 ans
Lieu du Travail : Lomé, Togo
Date de Soumission : 21/02/2025
Description de l’emploi
Créé en 1996 et articulé autour d’un réseau de bureaux implantés en Europe, en Afrique et aux Etats-Unis, AFRICSEARCH recrute des cadres africains formés dans les meilleures institutions, disposant d’expériences de haut niveau, mais également des Cadres expatriés disposant d’une solide expérience africaine.
POSTE : UN (01) RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER, EN CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)
Rôle et Objectifs
Le Responsable Administratif et Financier rendra compte au Secrétaire Exécutif Régional (Coordinateur) de Caritas Africa. Sa mission est de contribuer au respect et à la mise en œuvre des orientations du Plan Opérationnel de Caritas Africa et à la réalisation de ses objectifs, selon les moyens alloués.
Cela implique une gestion rigoureuse et efficace des ressources financières et humaines, par le biais de l’organisation et de la coordination optimale du travail de l’équipe chargée de la gestion comptable et financière de la structure et de ses projets/programmes.
Responsabilités Principales :
Garantie de l’Equilibre Financier / la Budgétisation et le Suivi du Budget:
- Participer activement à l’élaboration du budget prévisionnel global en collaboration avec le Trésorier ;
- Assurer la répartition des coûts de structure entre les différents projets ;
- Coordonner les avances de fonds aux Organisations Membres (OM) bénéficiaires des projets et programmes de Caritas Africa ;
- Vérifier la cohérence des actions proposées par les demandeurs avec les plans d’action des projets, analyser les différentes lignes budgétaires concernées avant validation.
- Informer régulièrement le Secrétaire Exécutif Régional et le Trésorier sur les budgets globaux et des projets/programmes (tous les trimestres pour le Trésorier et tous les mois, soit le 15 après le mois échu).
- Anticiper les écarts budgétaires et collaborer avec les différents responsables des centres d’opération.
- Assurer un processus financier efficace et régulier pour les ressources des projets/programmes.
- Evaluer les besoins en trésorerie et en informer le Secrétaire Exécutif en conséquence.
Gestion Comptable et Financière
- S’assurer que les comptes sont correctement affectés et tenus à jour et que les états financiers sont fiables.
- Veiller à la centralisation de la comptabilité.
- Préparer les rapports financiers à partir du grand livre et/ou du bilan, selon l’organisation comptable.
- Travailler avec le Comptable pour élaborer le bilan et le Tableau des Ressources et Emploi (TRE).
- Faciliter le respect du processus de contrôle interne.
- Analyser les comptes (réconciliations bancaires, journaux, etc.).
- Alerter les responsables de projets/programmes des difficultés rencontrées par les partenaires dans la gestion financière et proposer des mesures correctives.
- Collaborer avec les auditeurs internes et externes.
- Négocier les outils bancaires et proposer les options les plus avantageuses au Secrétaire Exécutif et au Trésorier.
Contrôle de Gestion
- Coordonner et suivre les dossiers pour les audits financiers et faire des recommandations.
- Mettre en place des indicateurs et des tableaux de bord pour vérifier le fonctionnement de la structure selon les objectifs fixés.
- Si nécessaire, soutenir les partenaires dans la gestion financière des projets communs.
- Vérifier les dépenses sur la base des pièces justificatives.
- Suivre l’exécution budgétaire des projets, en optimisant l’exécution du budget et les prévisions de dépenses.
- Participer aux revues des projets : préparer un état récapitulatif des dépenses.
- Analyser la conformité des procédures de contrôle interne et faire des recommandations.
- Mettre en œuvre les procédures de contrôle interne.
- Effectuer des vérifications inopinées et périodiques des fonds conformément aux procédures.
- Organiser le travail des auditeurs internes ou externes, veiller à ce que les recommandations des auditeurs soient prises en compte dans un plan d’actions.
Gestion des Ressources Humaines
- Assurer une gestion correcte des dossiers du personnel.
- Elaborer les contrats de travail et leurs annexes.
- Se tenir informé des évolutions législatives en matière de droit du travail et des dispositions fiscales, administratives et sociales applicables à l’organisation.
- Veiller à ce que les salaires et les indemnités de toutes sortes soient traités dans les délais.
- Veiller à ce que les cotisations sociales soient payées.
- Mettre en œuvre une politique d’évaluation périodique du personnel.
- Évaluer les besoins en formation du personnel financier et comptable et proposer un plan de formation.
- Gérer les relations extérieures du département (bailleurs, créanciers, débiteurs, organisations sociales, avocats, entreprises, ONG, etc.).
- Gérer le processus de recrutement en collaboration avec le support administratif et logistique.
- Suivre la gestion de la performance en collaboration avec les responsables hiérarchiques.
- Réaliser toute autre tâche professionnelle qui pourrait lui être confiée par Caritas Africa dans l’exercice de ses fonctions.
Qualifications Souhaitées
- Être titulaire d’un diplôme supérieur en gestion financière, comptabilité, gestion des ressources humaines, ou domaine connexe ;
- Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) à sept (7) ans dans un poste similaire, idéalement dans une organisation à but non lucratif ou une institution internationale ;
- Avoir une bonne connaissance des exigences des bailleurs de fonds et des procédures de financement de projets ;
- Avoir une bonne connaissance des dispositions du SYCEBNL (Système Comptable des Entités à But Non Lucratif) ;
- Justifier des compétences en gestion des relations avec les partenaires externes (bailleurs, fournisseurs, auditeurs) ;
- Disposer d’une certification professionnelle en comptabilité (telles que CPA, ACCA, ou équivalent) est un atout ;
- Avoir une bonne maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) ;
- Avoir la capacité à communiquer en portugais serait un atout supplémentaire.
Connaissances, Compétences et Aptitudes
- Avoir une excellente maîtrise des pratiques de gestion financière, de budgétisation, et de reporting financier dans un contexte international ;
- Disposer des compétences avancées en comptabilité, y compris en gestion des comptes, des états financiers, et des audits ;
- Avoir une connaissance approfondie des principes de contrôle interne et de gestion des risques ;
- Justifier d’une expérience avec les systèmes comptables et logiciels financiers (par exemple, TOMPRO, Excel, etc.) ;
- Disposer des compétences en gestion des ressources humaines, y compris la gestion des performances, des évaluations et des relations sociales ;
- Disposer des compétences en gestion d’équipe et en leadership, avec une capacité à motiver et à superviser le personnel ;
- Etre proactif et orienté vers les résultats et le service.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
- Le poste sera basé à Lomé au Togo ;
- Capacité à se déployer à court terme (dans les 48-72 heures) en cas de besoin.
- Le nombre de voyages à effectuer est réalisé à hauteur de 50%. Caritas Africa s’est engagée à explorer d’autres méthodes de travail afin de réduire son empreinte environnementale.
Avertissement :
Cette description du poste ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associées au poste.
Sauvegarde des enfants et des adultes vulnérables :
Caritas Africa reconnaît la dignité personnelle et les droits des enfants et des adultes vulnérables, envers lesquels elle a une responsabilité particulière et un devoir d’attention et de respect. Caritas Africa et l’ensemble de son personnel ainsi que ses bénévoles s’engagent à faire tout ce qui est en leur capacité pour créer un environnement sûr pour les enfants, les jeunes et les adultes vulnérables et pour prévenir les abus physiques, sexuels ou émotionnels. Caritas Africa s’engage à agir à tout moment dans l’intérêt supérieur des enfants et des adultes vulnérables, en considérant cet intérêt comme primordial.
Tout candidat à un poste à Caritas Africa devra adhérer à la politique de sauvegarde et signer le Code de conduite et d’éthique de Caritas Africa et accepter de se comporter conformément aux dispositions contenues dans ces documents.
PIECES A FOURNIR :
Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur candidature (Une lettre de motivation (une page) expliquant comment votre expérience et vos compétences correspondent à la spécification du poste ; Un CV actualisé (pas plus de 2,5 pages), et des pièces justificatives ou des liens vers des documents démontrant votre expérience professionnelle en matière de gestion de programmes) aux adresses emails suivantes : [email protected], [email protected] et [email protected] en indiquant dans l’objet le poste à pourvoir.
« Les candidatures féminines sont vivement encouragées »
Africsearch Togo est situé au 90, Bd du 13 janvier Nyékonakpoè, Tél. : (228) 22 20 21 04/22 21 37 36.
Date limite de dépôt des candidatures, le vendredi 21 Février 2025 à 18H 00 TU.
N.B. : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone ou par e-mail.
